Hacer limpieza de los archivos Word

Casi siempre lo primero que debo hacer cuando importo un documento Word es hacer limpieza, es decir, eliminar espacios en blanco que sobran y también saltos de línea. ¿Hay alguna manera de hacerlo fácil?

Es muy habitual encontrarse con este tipo de documentos Word, en que, por ejemplo, en lugar de utilizar el Tabulador se ha utilizado el carácter del espacio, y entre los párrafos nos encontramos que puede haber un número variable de saltos de línea.
Para dar formato a estos textos, lo primero que tenemos que hacer es eliminar esta información adicional.
Supongamos que lo que queremos ahora es: allí donde haya uno o más saltos de línea, dejar sólo uno.
Por ello utilizaremos la herramienta de Buscar y Cambiar, una opción clásica de muchos programas, que encontramos en el menú de Edición.
En el cuadro de diálogo de Buscar y Cambiar es muy fácil de decirle: “buscamos donde dice y me cambias por “, pero es algo más complicado de decirle que nos busque los saltos de línea. Los saltos de línea, como los tabuladores y otros símbolos son lo que InDesign considera “caracteres especiales”. Para decirle que nos busque estos caracteres tenemos un botoncito justo a la derecha del campo Buscar, un botoncito en forma de arroba, que nos despliega un menú donde podemos seleccionar el salto de línea (Fin de Párrafo).

En versiones anteriores, lo que había que hacer era decirle que nos buscara allí donde había dos saltos y nos dejara un. ¿Qué pasaba si había lugares donde había tres, cuatro o más saltos de línea? Pues que teníamos que repetir el proceso varias veces.

Búsquedas GREP

Con la versión CS3 de InDesign, se introduce lo que se llama búsquedas GREP, algo que los programadores les gusta mucho y que permite realizar búsquedas y cambios muy complejos. Por ahora, sin embargo, no entraremos a fondo en este tema y nos limitaremos a ver que no hay que ser programador para sacar provecho de esta función.
En el cuadro de diálogo de Buscar y Cambiar, en la parte de arriba, tenemos un menú desplegable en el que hay definidas una serie de investigaciones. Por suerte para nosotros, hay una que se ajusta a lo perseguimos en este ejemplo:

"De varios retornos de carro a un solo retorno de carro".

Seleccionando esta opción del menú desplegable, InDesign llena para nosotros los campos de “Buscar” y “Cambiar a:” con los correspondientes códigos GREP. Sólo tenemos que asegurar que hará la búsqueda en todo el documento, y decirle que lo cambie todo.

También sirve para los espacios

Hasta ahora nos hemos centrado en este ejemplo de donde haya uno o más saltos de línea, dejar sólo uno.
Para el caso de los espacios es muy parecida. Podemos ver que en este menú de Consultas precocinadas también tenemos la opción:

"De varios espacios a un solo espacio"